Sistem Absensi Siswa Berbasis Bot Telegram dan SMS

Alhamdulillah, akhirnya di awal tahun pelajaran 2017/2018, SMK PGRI 1 Tangerang berhasil membangun sistem administrasi ketidakhadiran siswa memanfaatkan Bot Telegram dan SMS. Pemanfaatan Bot Telegram untuk absensi siswa belum pernah diterapkan di sekolah lain, sehingga SMK PGRI 1 Tangerang menjadi sekolah pertama di Indonesia yang menggunakan sistem ini. Sebagai informasi, Telegram adalah Messaging Service yang mirip seperti BlackBerry Messenger dan WhatsApp. Telegram diperkenalkan oleh Pavel Durov ke masyarakat umum pada bulan Agustus 2013. Pada bulan Juni 2015, Telegram memperkenalkan Bot, yaitu sejenis akun tapi bukan untuk manusia melainkan untuk aplikasi komputer. Dengan Bot, programmer komputer bisa membuat akun yang otomatis mengerjakan tugas-tugas tertentu dan beroperasi di dalam aplikasi Telegram. Tidak sampai 1 tahun, tepatnya pada Mei 2016, SMK PGRI 1 Tangerang mulai memanfaatkan Bot Telegram untuk sarana mengumumkan nilai Ujian Nasional. Ini menjadikan SMK PGRI 1 Tangerang sebagai sekolah pertama di Indonesia yang mengumumkan Nilai Ujian Nasional melalui Bot Telegram.

Dan kini, SMK PGRI 1 Tangerang menggunakan Bot Telegram untuk sarana pendataan, pengolahan, dan pelaporan ketidakhadiran siswa.

Cara kerja Bot @AbsensiBot.

  1. Ketua Kelas dan Sekretaris Kelas setiap hari belajar, melaporkan teman-temannya yang tidak hadir di kelas, menggunakan aplikasi Telegram yang terpasang di HPnya. Aplikasi Telegram diunduh dari Google Play atau Apple Store. Ketidakhadiran itu dilaporkan kepada Bot bernama @AbsensiBot. Di SMK PGRI 1 ada dua sistem pencatat kehadiran, yaitu melalui mesin absensi sidik jari (untuk mengetahui waktu kedatangan dan kepulangan) serta melalui Bot Telegram untuk mengetahui alasan ketidakhadiran siswa di kelas apakah sakit, izin, alfa, dispensasi, atau dipulangkan karena terlambat.
  2. @AbsensiBot mencatat laporan Ketua Kelas dan Sekretaris.
  3. Wali Kelas, Ketua Jurusan, dan Guru BK bisa memantau ketidakhadiran siswa secara realtime, tentunya dengan tingkat hak yang berbeda. Wali Kelas hanya bisa melihat ketidakhadiran siswa di kelasnya. Ketua Jurusan hanya bisa melihat ketidakhadiran siswa di jurusannya. Dan Guru BK bisa melihat ketidakhadiran seluruh siswa di SMK PGRI 1 Tangerang.

Cara Kerja SMS.

  1. Orang tua bisa mendaftarkan nomor HPnya dengan cara mengetik pesan berformat tertentu ke suatu nomor khusus. Pesan yang diketik berupa kode-kode khusus yang tidak sama antara satu siswa dengan siswa yang lain. Kode ini telah dicetak dan dikirimkan kepada orang tua kelas X dan XI. Kelas XII segera mendapat kodenya setelah semua siswa kelas XII kembali dari tempat Praktek Kerja Industri.
  2. Setelah nomor HP orang tua dikenali oleh sistem sebagai nomor HP orang tua, maka setiap kali Ketua Kelas dan Sekretaris melaporkan ke bot @AbsensiBot bahwa seorang siswa tidak hadir di kelas tanpa keterangan, @AbsensiBot melaporkan ketidakhadiran ini melalui SMS ke nomor HP orang tua.
  3. Orang tua bisa melaporkan bahwa anaknya hari itu tidak bisa hadir karena alasan sakit atau pun izin melalui SMS. Sistem secara cerdas mampu mendeteksi apakah nomor HP tersebut adalah milik orang tua siswa? Bila ya, maka SMS tersebut diteruskan ke akun Telegram Wali Kelas, Ketua Kelas, dan Sekretaris Kelas.

Penjelasan lebih detail untuk orang tua, telah dicetak dan dititipkan kepada siswa.

Mengapa orang tua siswa memakai SMS sedangkan siswa dan guru memakai Bot Telegram?
Alasannya: Karena SMS adalah fitur yang pasti ada di setiap HP.
Orang tua tidak perlu memasang Telegram yang belum memasyarakat. Pada kebanyakan HP, aplikasi Telegram harus diunduh lebih dulu dari Google Play atau Apple Store. Belum lagi proses pembuatan akun yang tentunya merepotkan.
Sedangkan Telegram dipilih karena di Telegram bisa dipasang Bot.
Bot berfungsi untuk secara otomatis menerima SMS dari orang tua siswa, menyimpan ke database, menyebarkan kabar dari orang tua ke Wali Kelas, Ketua Kelas, Sekretaris Kelas dan Guru Piket, serta membuat laporan baik berupa rekapitulasi maupun laporan rinci.
Komunikasi menggunakan Telegram jelas menghemat biaya karena tidak terkena biaya SMS sebesar Rp 150/SMS. Yang dibutuhkan hanya akses Internet. Di SMK PGRI 1 Tangerang tersedia 8 titik @WiFi.id dan di tiap kelas tersedia satu WiFi dengan kecepatan maksimal 100 Mbps (shared). Apalagi Telegram termasuk Messaging Service yang paling sedikit menyedot kuota.

Dengan alasan-alasan di atas, akhirnya diputuskan bahwa orang tua siswa cukup memakai SMS, sedangkan siswa dan guru memakai Telegram. Antara SMS dan Telegram dihubungkan oleh Bot Telegram.

KEYCODE SMS UNTUK MASYARAKAT UMUM

Sedangkan untuk masyarakat umum, tersedia keycode INFO. Caranya: Kirim SMS dengan isi SMS harus diawali kata INFO. SMS ini akan disebarkan oleh Bot Telegram ke grup Telegram khusus guru-guru Pemangku Jabatan / Pembantu Kepala Sekolah yang anggotanya antara lain Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah bidang Kurikulum, Kesiswaan, Humas, dan Sarana, para Ketua Jurusan, Kepala IT, Kepala Perpustakaan, dan lain-lain.

Sistem SMS Gateway dan Bot Telegram SMK PGRI 1 Tangerang dibuat oleh guru SMK PGRI 1 Tangerang sendiri. Tidak bekerjasama dengan pihak luar, sehingga keberlangsungan sistem dan keamanan data bisa lebih dipercaya.

Maju terus SMK PGRI 1 Tangerang, menuju Smart School dan Cyber School.

About The Author

Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.